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Savoir-faire et outils gratuits

Protocole de convoyage de véhicule : guide et modèle gratuit

Prendre en charge un véhicule, documenter clairement son état et le remettre correctement à destination : vous trouverez ici les réponses essentielles et un modèle PDF à remplir.

Sans inscription · Pour convoyages et remises de véhicules · Également à imprimer

Savoir pratique

Ce qui compte vraiment dans un protocole de convoyage

Un bon protocole n’a pas besoin d’être compliqué. Il doit refléter la remise réelle du véhicule de façon claire, compréhensible et aussi complète que possible.

Un protocole de convoyage consigne l’état visible dans lequel un véhicule a été pris en charge à l’enlèvement et remis à la livraison. Il crée une base commune pour les conducteurs, donneurs d’ordre et destinataires : qui a remis le véhicule, quand et où, quel kilométrage a été noté et quelles anomalies étaient visibles ?

Surtout lorsque plusieurs personnes sont impliquées, une documentation soignée aide à situer les questions ultérieures. Un protocole ne remplace toutefois ni l’accord contractuel ni une éventuelle expertise des dommages.

Il n’existe pas de formulaire unique imposé par la loi pour tous les convoyages. L’étendue concrète dépend de la mission, des accords conclus et de l’usage prévu. Pour un protocole traçable, les informations suivantes sont particulièrement utiles :

  • Mission : Donneur d’ordre, numéro de mission, lieu de départ et destination
  • Véhicule : Marque/type, plaque d’immatriculation et numéro d’identification du véhicule (VIN)
  • Prise en charge et livraison : Date, heure, kilométrage et niveau de carburant ou de charge
  • État : dommages visibles à l’extérieur et à l’intérieur, salissures et particularités
  • Équipement : Nombre de clés, papiers du véhicule, câbles de recharge, cartes carburant et autres accessoires
  • Remise : Noms des personnes concernées, le cas échéant signatures et remarques

L’état au départ ne dit encore rien de l’état à l’arrivée. Il est donc recommandé de relever séparément les données essentielles aux deux moments. L’écart de kilométrage est ainsi traçable ; un niveau de carburant ou de charge différent devient lui aussi visible.

Particulièrement important : consignez les dommages ou les accessoires manquants directement sur le lieu de remise – et non quelques heures plus tard de mémoire.

Une documentation photo n’est pas imposée de manière générale par la loi pour un convoyage ordinaire. Elle est toutefois souvent très utile : les images permettent de consigner plus clairement, par exemple, les rayures, bosses, dommages aux jantes et le kilométrage qu’un simple texte.

Des vues d’ensemble de tous les côtés du véhicule et des photos de détail ciblées des dommages existants sont utiles. Photographiez si possible avec une bonne lumière, sous un angle compréhensible et de façon que la zone concernée reste reconnaissable. Respectez les consignes du donneur d’ordre et la protection des données.

Marquez un dommage préexistant sur le croquis du véhicule et ajoutez une description brève et sans ambiguïté. Plutôt que d’écrire simplement « rayure », « rayure sur la porte arrière gauche, environ 8 cm » se vérifie mieux. Si plusieurs dommages existent, des numéros consécutifs et les photos correspondantes aident.

Si un contrôle n’est possible que de façon limitée en raison de l’obscurité, de la pluie, de la neige ou d’un fort encrassement, indiquez-le expressément. Un contrôle visuel incomplet ne doit pas être confirmé comme « sans dommage ».

Notez ce qui a réellement été remis : clés, certificat d’immatriculation, pochette de bord, documents d’entretien, cartes carburant ou de recharge, câble de recharge, second jeu de pneus et, le cas échéant, équipements de sécurité. Le nombre exact de clés, de cartes et de câbles en particulier évite les malentendus.

Les éléments manquants ou non vérifiés doivent être signalés comme tels. Une déclaration générale telle que « accessoires complets » n’a de sens que si l’exhaustivité a pu être évaluée.

Les signatures peuvent attester que les parties ont pris connaissance de la remise et des informations consignées. Qu’une signature soit exigée juridiquement ou contractuellement dépend du cas d’espèce. Un protocole sans signature n’est pas automatiquement sans valeur, mais sa force probante peut être moindre.

Si personne ne peut ou ne veut signer, indiquez le motif réel, par exemple « destinataire absent » ou « signature refusée ». Ajoutez – dans la mesure où cela est licite et possible – une indication d’heure traçable et d’autres preuves de remise.

Enregistrez le protocole rempli le plus tôt possible après la remise et utilisez une affectation claire à la mission ou au véhicule. Veillez à ce que photos et signatures ne soient pas perdues par inadvertance et que les documents soient protégés contre tout accès non autorisé.

La durée de conservation d’un protocole dépend notamment du contrat, d’éventuelles réclamations et, le cas échéant, d’obligations commerciales ou fiscales. Il n’existe pas de durée toujours valable. Supprimez les données personnelles lorsqu’il n’existe plus de base juridique pour les conserver.

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Remises, numéros de châssis, listes de contrôle et réceptions de travaux : cinq autres sujets issus de la pratique.

Un protocole de remise de véhicule consigne l’état dans lequel un véhicule passe d’une personne à une autre – par exemple lors d’une vente, d’une location, de la restitution d’un véhicule de leasing ou de société, ou d’un changement de conducteur dans une flotte. Contrairement au protocole de convoyage, c’est ici généralement le propriétaire ou l’utilisateur qui change, pas seulement le lieu.

  • Données du véhicule: marque/type, plaque d’immatriculation et numéro de châssis (VIN)
  • État: kilométrage, niveau de carburant ou de charge, extérieur et intérieur, ainsi que les dommages existants
  • Équipement: clés, papiers du véhicule, accessoires, jeu de pneus et, le cas échéant, carte carburant ou de recharge
  • Photos: vues d’ensemble de tous les côtés du véhicule et gros plans des dommages, si possible datés
  • Signatures: la personne qui remet et celle qui reprend, chacune avec lieu et date

Notre modèle PDF gratuit, plus bas, constitue un bon point de départ : il couvre les domaines essentiels et peut être rempli sur ordinateur ou imprimé. Vers le modèle ↓

Le numéro de châssis (VIN) comporte 17 caractères, des chiffres et des lettres majuscules. Les lettres I, O et Q ne sont pas utilisées afin de ne pas les confondre avec 1 et 0. Le numéro est unique au monde et se divise en trois parties :

  • Positions 1–3 (WMI): code mondial du constructeur : pays ou région d’origine et constructeur, par exemple « WVW » pour Volkswagen en Allemagne
  • Positions 4–9 (VDS): description du véhicule : modèle, carrosserie, moteur et équipement – l’attribution revient au constructeur ; en Amérique du Nord, la position 9 est un chiffre de contrôle
  • Positions 10–17 (VIS): identification du véhicule : la position 10 indique souvent l’année modèle, la 11 l’usine de fabrication, les suivantes le numéro de série

Le numéro figure sur le certificat d’immatriculation, généralement en bas du pare-brise, sur la plaque constructeur et souvent sur le montant de porte. Avec le décodeur VIN gratuit de LinaFora, tu peux le vérifier directement. Ouvrir le décodeur VIN →

Un formulaire papier ou PDF devient en quelques étapes une liste de contrôle numérique pour smartphone – sans que personne ait à programmer. Chez LinaFora, le chemin est toujours le même :

  • 1 · Importer le modèle: téléverse ton formulaire existant en PDF ou en image ; il reste l’aspect du futur protocole
  • 2 · Champs sur le papier: place les champs de texte, cases à cocher, photos et signatures exactement là où la valeur sera imprimée
  • 3 · Organiser l’application: définis l’ordre, les titres, les champs obligatoires et les conditions – voilà à quoi ressemble l’application que l’on remplit
  • 4 · Essayer: remplis toi-même l’application terminée et génère un protocole avant sa mise en service

Particulièrement utile pour les listes remplies sans cesse : les informations obligatoires ne sont pas oubliées, et les photos et signatures arrivent directement dans le protocole. Voir le créateur d’applications →

Un état des lieux consigne l’état d’un logement à l’entrée et à la sortie. Il aide locataires et bailleurs à clarifier objectivement les questions ultérieures sur les défauts, les relevés de compteurs ou les clés. Ces informations sont particulièrement utiles :

  • Parties et date: locataire, bailleur ou représentant, adresse du logement, date et heure de la remise
  • Relevés de compteurs: électricité, gaz, eau et chauffage avec numéro de compteur et index – de préférence avec une photo
  • Clés: nombre et type de toutes les clés remises
  • État des pièces: murs, sols, fenêtres, portes, salle de bains et cuisine – décris précisément les défauts existants et rattache-les à la pièce
  • Signatures: les deux parties avec lieu et date ; consigne les appréciations divergentes dans une remarque

Avec le créateur d’applications, tu peux en faire ton propre modèle, rempli sur place sur smartphone – avec des photos par pièce et des signatures. Numériser le protocole →

Un procès-verbal de réception consigne qu’un ouvrage a été contrôlé et accepté comme conforme au contrat – ou avec quels défauts et réserves. La réception a des conséquences juridiques, par exemple sur l’exigibilité du prix et le point de départ des garanties. Le procès-verbal doit donc être tenu avec soin :

  • Marché: maître d’ouvrage, entreprise, chantier ou objet et étendue des travaux réceptionnés
  • Date et participants: date de la réception et toutes les personnes présentes
  • Défauts: décris chaque défaut séparément, avec photo et emplacement ; note le délai de réparation
  • Réserves: inscris expressément les réserves, par exemple pour des défauts connus ou une pénalité contractuelle
  • Travaux à reprendre: qui fait quoi pour quand – et si une réception complémentaire est convenue
  • Signatures: les deux parties, avec lieu et date

En numérique, cela se fait directement sur le chantier : photos, liste des défauts et signatures aboutissent dans un seul protocole. Les particularités contractuelles peuvent différer et ne font pas partie de ce guide. Voir le créateur d’applications →

Gratuit et immédiatement utilisable

Modèle PDF à remplir pour votre convoyage de véhicule

Notre modèle gratuit comprend des zones pour les données de la mission, l’identification du véhicule, le départ et l’arrivée, les dommages, l’équipement, les remarques et les signatures. Il peut être rempli sur ordinateur et tout aussi bien imprimé.

  • Champs de formulaire plutôt qu’une simple impression
  • Insérez si vous le souhaitez votre propre logo d’entreprise avant le téléchargement
  • Saisir les coordonnées juste avant le téléchargement
  • Aucune inscription ni adresse e-mail requise pour le téléchargement
Numériser le protocole

Remarque : Saisissez le nom et l’adresse avant le téléchargement. Logo de l’entreprise, téléphone, adresse e-mail et site web sont facultatifs. Les autres champs du formulaire restent remplissables dans le PDF.

Protocole de convoyage de véhiculeFormulaire original à remplir · A4 · 1 page
Quand le papier ne suffit plus

Vous préférez créer vos protocoles directement en numérique ?

Lorsque les remises sont régulières, remplir les formulaires à la main, trier les photos puis les archiver prend beaucoup de temps. Avec le Générateur d’applications LinaFora, vous concevez vos propres processus de protocole numériques avec champs de formulaire, photos et signatures.

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Ce guide propose des conseils pratiques généraux et ne constitue pas un conseil juridique. Les exigences contractuelles et les règles propres à certains secteurs peuvent différer.