Contrat de sous-traitance (DPA)

Version : août 2026

Le présent accord précise les obligations en matière de protection des données entre un client professionnel de LinaFora en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant (« Client ») et Martin Kühn – LinaFora en qualité de sous-traitant ou de sous-traitant ultérieur (« LinaFora »), dans la mesure où LinaFora traite des données à caractère personnel pour le Client. Il devient partie intégrante du contrat lorsqu'il est convenu dans l'offre, lors de l'inscription ou par un autre moyen électronique.

1. Objet et durée

L'objet est le traitement de données à caractère personnel aux fins de la mise à disposition et de l'assistance du logiciel LinaFora souscrit ainsi que des fonctions associées de stockage, de synchronisation, d'assistance, de sauvegarde et de sortie. Le traitement dure en principe aussi longtemps que le contrat principal sous-jacent, sauf obligations légales de conservation contraires.

2. Nature et finalité du traitement

Selon les fonctions activées, le traitement comprend la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'affichage, la transmission, la synchronisation, l'export, la sauvegarde, la restauration, la limitation et l'effacement de données. La finalité est exclusivement la mise à disposition techniquement convenue des services LinaFora et l'exécution des instructions documentées du Client.

3. Catégories de données à caractère personnel

Selon la configuration du Client peuvent notamment être traités : données de base et de contact, données d'utilisateurs et d'accès, données de collaborateurs/conducteurs, données de clients et de destinataires, données de commandes et de processus, données de véhicules et de dossiers, données de localisation, photos, signatures, documents, données de procès-verbaux, données de facturation et de comptabilité ainsi que contenus de formulaires librement définis.

Le traitement de catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 du RGPD n'est pas prévu comme finalité standard et requiert un accord exprès avant toute utilisation.

4. Catégories de personnes concernées

Selon l'utilisation peuvent notamment être concernés les collaborateurs, conducteurs, prestataires, interlocuteurs du Client, clients du donneur d'ordre, détenteurs/utilisateurs de véhicules, personnes assurant la prise en charge et la remise, destinataires de factures ainsi que toute autre personne dont le Client intègre les données à son processus.

5. Instructions contraignantes

LinaFora ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du Client, sauf si une obligation légale impose un traitement différent. La configuration et l'utilisation conforme au contrat du logiciel valent instructions documentées. Si LinaFora estime qu'une instruction est illicite au regard de la protection des données, le Client en est informé dans la mesure permise par la loi.

6. Confidentialité

LinaFora veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité ou à une obligation légale de secret appropriée.

7. Mesures techniques et organisationnelles

Compte tenu de la nature, de la portée, des circonstances et des risques du traitement, LinaFora met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Celles-ci comprennent, dans la mesure où elles sont pertinentes pour le service concerné, notamment :

• transmission chiffrée via TLS/HTTPS,
• authentification et contrôle d'accès par rôle et par compte,
• séparation logique des données clients et de compte,
• limitation des accès administratifs aux cas nécessaires,
• gestion des mises à jour et des correctifs pour les composants contrôlés par LinaFora,
• mécanismes de sauvegarde, d'export et de restauration dans l'étendue proposée,
• mesures de détection et de traitement des incidents de sécurité et de disponibilité.

Les mesures évoluent avec le progrès technique, sans descendre de façon déraisonnable en dessous du niveau de protection convenu.

8. Sous-traitants ultérieurs

Le Client accorde à LinaFora une autorisation générale de recourir à d'autres sous-traitants, dans la mesure où cela est nécessaire à l'exploitation et à la fourniture des services. L'environnement technique actuellement envisagé peut notamment comprendre :

• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich : hébergement web et infrastructure de messagerie, dans la mesure où ils sont utilisés pour le service concerné.
• Google / Firebase / Google Cloud : notamment l'authentification, Cloud Firestore, le stockage et la synchronisation de données ainsi que les services cloud associés, dans la mesure où ils sont activés.

LinaFora soumet les sous-traitants ultérieurs aux obligations de protection des données dans la mesure nécessaire. Le Client est informé de manière appropriée des changements substantiels concernant les sous-traitants ultérieurs et peut s'y opposer pour un motif important tenant à la protection des données. Si aucune alternative raisonnable n'est possible, le service concerné peut être résilié pour le traitement en question.

9. Transferts vers des pays tiers

Dans la mesure où des sous-traitants ultérieurs traitent des données en dehors de l'Espace économique européen, LinaFora veille à ce qu'un mécanisme de transfert autorisé au titre du chapitre V du RGPD soit prévu, par exemple une décision d'adéquation ou des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types.

10. Assistance au Client

LinaFora assiste le Client, dans une mesure raisonnable et techniquement possible, pour les demandes des personnes concernées, les analyses d'impact relatives à la protection des données, les consultations des autorités de contrôle ainsi que le respect des obligations d'information et de documentation, dans la mesure où l'assistance porte sur les données traitées par LinaFora. Un effort exceptionnel peut être rémunéré séparément après accord préalable, pour autant que LinaFora n'en soit pas responsable.

11. Violations de données à caractère personnel

LinaFora informe le Client sans délai injustifié après avoir constaté une violation de données à caractère personnel dans le système de traitement dont elle a la responsabilité, et met à disposition les informations disponibles aux fins d'évaluation et, le cas échéant, de notification.

12. Effacement et restitution

À la fin du contrat principal, les données à caractère personnel traitées pour le compte du Client sont, au choix de celui-ci, effacées ou – dans la mesure où cela est techniquement prévu – restituées, sauf obligation légale de conservation. Les copies de sauvegarde peuvent subsister pendant une durée technique de rotation limitée et ne sont pas utilisées à d'autres fins durant cette période.

13. Preuves et contrôles

LinaFora met à la disposition du Client, dans une mesure raisonnable, les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'art. 28 du RGPD. Les vérifications doivent d'abord se faire au moyen de la documentation, de renseignements et des preuves existantes. Des audits sur place sont possibles en cas de motif légitime, moyennant un préavis raisonnable et dans le respect de la confidentialité des autres clients.

14. Responsabilité du Client

Le Client est responsable de la licéité du traitement, du respect de ses obligations d'information, du choix des données collectées dans le logiciel et de la délivrance d'instructions licites. Il veille à ce que seuls des utilisateurs autorisés obtiennent l'accès et à ce qu'aucune donnée à caractère personnel ne soit saisie dans LinaFora sans la base juridique requise.

15. Ordre de priorité

En cas de contradiction entre le présent accord de sous-traitance et le contrat principal, les dispositions du présent accord prévalent pour les questions de sous-traitance. Pour le reste, le contrat principal demeure inchangé.

Le présent accord est également disponible dans d'autres langues. Les traductions servent uniquement à la compréhension ; seule la version allemande fait foi et est juridiquement contraignante.